创业企业劳动合规专题
劳动规章制度是企业内人事劳动管理的重要章程，是确认用人单位和劳动者之间权利义务的重要依据。但劳动规章制度应符合法定生效条件方能产生效力，企业并不能为便利自身管理而任意设置严苛的劳动纪律。《劳动合同法》第四条确认了劳动规章制度生效的基本要件，即内容合法、民主协商、公示告知，该三要件在《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释（一）》（下称“《劳动争议解释（一）》”）第五十条中也得到了明确。本文将围绕这三个要件，介绍用人单位制定、修订劳动规章制度的操作要点，避免用人单位因规章制度未生效产生管理漏洞。
一、内容合法
内容合法是劳动规章制度生效的实质性要件，《劳动合同法》明确：“用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度”，《劳动争议解释（一）》进一步明确：“不违反国家法律、行政法规及政策规定”的规章制度才能作为确认双方权利义务的根据。在“曹某诉苏州某通信科技股份有限公司劳动合同纠纷案”（入库编号：2023-07-2-186-009）中，劳动者与用人单位就销售业绩订立“军令状”，业绩完成率低于30%则自动离职，审理法院认为，法律对劳动合同的解除和终止情形已作出明确规定，该约定的解除条件违反法律强制性规定，应当认定为无效。
此外，法院在司法实践中还会对规章制度的“合理性”进行判断，综合考虑该制度是否符合公序良俗、是否过罚相当、是否符合公平原则等。在“上海某公司诉王某劳动合同纠纷案”（入库编号：2023-07-2-186-002）中，劳动者因父亲突然病故未能及时履行请假手续，用人单位以旷工累计达三天为由解除劳动合同，审理法院认为，用人单位行使管理权时应秉持“普通善良人”的标准，其解雇行为不符合公序良俗，属于违法解除。
二、民主协商
民主制定是程序性要件，指用人单位在制定（包括修改或者决定）有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。
简言之，用人单位在制定或修改制度时，必须与职工民主协商，否则不产生效力。公司可以根据规模选择召开职工代表大会或者全体职工讨论，应对民主程序的全流程留痕，如会议通知、会议签到表、讨论记录、意见汇总、协商过程纪要、最终决议等，这是劳动争议中证明制度效力的关键证据。
需要注意的是，民主协商程序应当在制度生效之前完成，事后追认的可能无法被法院认可。在“某人寿保险有限公司诉马某劳动争议案”（入库编号：2024-07-2-490-004）中，审理法院认为，未经民主程序制定，仅经工会事后同意的规章制度不生效。
三、公示告知
公示告知是规章制度生效的最后一道程序，《劳动合同法》规定：“用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。”
实务中企业可以通过多种方式完成公示告知程序，但关键是要留痕并保留相关证据，以保证在争议发生时完整呈现。可以采取的方式包括组织专项培训并签字确认、作为劳动合同附件、通过公司OA、电子邮件等系统发布并要求员工强制确认。应当避免单独口头告知、未经确认的线上群发、放置在无法证明员工可轻易获取的地点。
四、合规建议
综上，我们建议：
1. 设立规范的制度制定和修订流程，对制度内容进行合法性审核，最终通过民主协商程序确定；
2. 夯实民主程序，建立健全职工代表大会或全体职工会议制度，确保每次重要制度的修订都有据可查，会议通知和召开流程留痕，会议记录翔实；
3. 强化公示效力，采用留痕清晰的方式作为主要告知渠道；
4. 审慎适用处罚制度，尤其是解除劳动合同的制度，应评估违章事实是否符合制度规定、相关证据是否扎实、是否符合合理性原则、是否过罚相当。